Tilgangur, gildi og stefnur Versa vottunar

1    Tilgangur og umfang

Tilgangur Versa vottunar er að veita þjónustu á sviði úttekta og vottana á stjórnunarkerfum skipulagsheilda. Versa vottun kemur að þróun og gerð námsefnis ásamt almennri fræðslu í tengslum við undirbúning á vottunarferlinu, í samræmi við viðurkennd viðmið og bestu leiðir.

Versa vottun leggur áherslu á stjórnunarkerfi sem stuðla að aukinni sjálfbærni sem gera skipulagsheildum kleift að mæta eða fara fram úr viðurkenndum viðmiðum um sjálfbærni. s.s. Heimsmarkmiðum Sameinuðu þjóðanna (UN SDG) og ófjárhagslegum viðmiðum skipulagðra verðbréfamarkaðra, Umhverfi | Félagslegir þættir | Stjórnarhættir (UFS) (e. Environment | Social | Governanse, ESG).

Meginstefnan tekur til allrar starfsemi Versa vottunar og eru allar verklagsreglur, vinnulýsingar, leiðbeiningar, gát-listar og eyðublöð hönnuð með hliðsjón af meginstefnunni (kafli 4), gildum hennar (kafli 3) og meginreglum vottunar (kafli 2).

2    Meginreglur vottunar 

Tilgangur vottunar er að skapa traust á meðal viðeigandi hagaðila með því að staðfesta að tiltekið stjórnunarkerfi sé í samræmi við ákveðnar kröfur. Gildi vottunar er því falið í þeirri sannfæringu eða trausti sem skapast við hlutlaust og faglegt mat þriðja aðila.

Í þeim ramma (ISO 17021-1) sem faggilding byggir á eru settar fram sjö meginreglu sem sameiginlega er ætlað er að kveikja og viðhalda trausti og hefur Versa vottun fléttað þær inn í alla starfsemi sína. Hér eru upplýsingar um meginreglurnar ásamt dæmum um hvernig þær eru notaðar.

 

Hlutleysi (e. impartiality)

  • Að sýna hlutleysi, og að vera álitinn hlutlaus, er nauðsynleg forsenda vottunaraðila til að geta veitt vottun sem hægt er að treysta. Versa vottun ber kennsl á mikilvægi þess að allir sem koma að úttekt og vottunum séu meðvitaðir um þörfina fyrir hlutleysi og til að tryggja það hafa verið sett upp sérstök ferli sem eiga að leiða í ljós hvort einhver áhætta sé fyrir hendi.

  • Þar sem stærsti hluti tekna Versa vottunar kemur frá viðskiptavinum, í formi greiðslu fyrir vottun, getur sú staðreynd hugsanleg ógnað hlutleysinu. Versa vottun mætir þessu með því að hafa skýran ramma um hvernig úttektartími er reiknaður sem inniheldur forsendur fyrir því hvaða þættir geti haft þar áhrif, annað hvort til minnkunar eða aukningar.

  • Til að öðlast og viðhalda trausti er mikilvægt að ákvarðanir vottunaraðila séu byggðar á hlutlægum sönnunum um samræmi (eða ósamræmi) og að ákvarðanir séu ekki teknar á grundvelli annarra hagsmuna eða vegna áhrifa frá öðrum aðilum.

  • Við veitingu vottunar fer vottunarnefndin yfir hvort farið var eftir þessum ramma við útreikning á úttektartíma.

 

Hæfni (e. competence)

  • Til að skapa og viðhalda trausti á meðal viðeigandi hagaðila er nauðsynlegt að hæfni allra aðila sem koma að vottunarferlinu sé tryggð.

  • Stjórnunarkerfi vottunarstofunnar þarf að einnig að styðja við þá hæfni.

  • Það er lykilatriði að stjórnendur vottunarstofunnar innleiði ferli til að setja hæfniviðmið fyrir það starfsfólk sem kemur að úttektum og annarri vottunarstarfsemi ásamt því að framkvæma mat á viðmiðunum.

Ábyrgð (e. responsibility)

  • Það er hinn vottaði viðskiptavinur, en ekki vottunaraðilinn, sem ber ábyrgð á því að ná stöðugt  þeim árangri sem stefnt er að við innleiðingu stjórnkerfisstaðalsins ásamt samræmi við þær kröfur sem gerðar eru til vottaðra aðila.

  • Vottunaraðili ber ábyrgð á að vottunarákvörðun sé grundvölluð á nægilegu magni hlutlægra sönnunargagna. Byggt á mati úttektarstjóra tekur vottunarstofan ákvörðun um að veita vottun ef nægar sannanir um  samræmi eru fyrir hendi, eða að veita ekki vottun ef svo er ekki.

    • Athugasemd:  Allar úttektir eru byggðar á úrtaki eða sýnum sem skoðuð eru til að kanna samræmi og þ.a.l. getur vottunaraðili aldrei  ábyrgst 100% samræmi við kröfur.

Gagnsæi (e. openness)

  • Til að öðlast traust á trúverðugleika og heilindum vottunar þarf vottunaraðili að veita almenningi aðgang að, eða birta viðeigandi og tímanlega upplýsingar um, úttektar- og vottunarferli sitt og um stöðu vottunar (þ.e. veitingu, viðhald vottunar, stækka eða minnka umfang vottunar, endurnýjun , frestun eða endurheimt, eða afturköllun vottunar) hjá öllum vottuðum aðilum. Hreinskilni er grundvallarregla þegar kemur að aðgangi að eða birtingu viðeigandi upplýsinga.

  • Til að öðlast eða viðhalda trausti á vottun ætti vottunaraðili að veita tilteknum hagsmunaaðilum viðeigandi aðgang að eða birta upplýsingar sem ekki eru bundnar trúnaði um niðurstöður tiltekinna úttekta (t.d. úttektum sem gerðar eru til að svara kvörtunum).

Túnaður (e. confidentiality)

  • Nauðsynleg forsenda þess að vottunaraðili hljóti aðgang að öllum þeim upplýsingum sem hann þarf, til að geta metið samræmi við kröfur um vottun á fullnægjandi hátt, er að hann birti engar trúnaðarupplýsingar. 

Viðbrögð við kvörtunum (e. responsiveness to complaints)

  • Aðilar sem reiða sig á vottun gera ráð fyrir að kvartanir séu rannsakaðar og, ef þær teljast gildar, ættu þeir að geta treysta því að tekið verði á þeim á viðeigandi hátt og að vottunaraðili geri allt sem í hans valdi stendur til að leysa úr þeim. 

  • Skilvirk viðbrögð við kvörtunum er mikilvæg leið til að vernda vottunarstofuna, viðskiptavini hennar og aðra sem njóta góðs af vottunum gegn mistökum, vanrækslu eða óeðlilegri háttsemi. Traust á vottunarstarfsemi er viðhaldið þegar kvartanir eru afgreiddar á viðeigandi hátt.

    • Atugasemd:  Viðeigandi jafnvægi á milli meginreglna um hreinskilni og trúnað, þar með talið viðbrögð við kvörtunum, er nauðsynlegt til að sýna öllum notendum vottunar hollustu og trúverðugleika

Áhættumiðuð hugsun  (e. risk-based approach)

Vottunaraðilar þurfa að taka tillit til þeirrar áhættu sem fylgir því að veita faglega, samræmda og hlutlausa vottun. Áhættur geta falið í sér, en takmarkast ekki við, þær sem tengjast:

  • Markmiði úttektar; 

  • Sýnum sem tekin eru í úttektarferlinu; 

  • Raunverulegt og meint hlutleysi; 

  • Lagalegum og öðrum kröfum og ábyrgðum; 

  • Skipulagsheild og rekstrarumhverfi viðskiptavinar; 

  • Áhrif úttektar á viðskiptavin og þá starfsemi sem verið er að taka út; 

  • Heilbrigði og öryggi úttektarteymisins; 

  • Viðhorf og væntingar hagaðila; 

  • Villandi yfirlýsingar frá vottuðum viðskiptavinum; 

  • Notkun vottunarmerkis. 

 

3    Gildi Versa vottunar

 

 

 

Öryggi:

  1. Öryggi er megingildi Versa vottunar enda er öryggi forsenda þess að einstaklingar og skipulagsheildir geti blómstrað. Forsenda árangurs í samstarfinu er því að aðilar sem koma að því upplifi sig örugga.

  2. Til að stuðla að upplifun öryggis allra samstarfs- og hagaðila Versa vottunar eru þessi þjú gildi höfð að leiðarljósi í hvívetna: 

Ábyrgð :

  1. Við tökum ábyrgð á áhrifum okkar s.s. áhrifum af orðum og athöfnum í samskiptum við alla hagaðila

  2. Tryggt er að viðskiptavinir séu upplýstir um hvers þeir geti vænst í samstarfinu 

  3. Versa vottun skuldbindur sig til að fylgja öllum skyldubundnum kröfum sem ætlað er að tryggja réttláta meðferð, jafnræði og fagmennsku í öllu ferlinu 

Heilindi:

  1. Hagaðilar geta treyst því að Versa vottun stendur við orð sín 

  2. Starfsfólk hefur hæfni og þekkingu til að sinna þeim verkefnum sem þeim eru falin og hefur tækifæri til að þróast í starfi til að mæta nýjum kröfum og breytingum í vinnuumhverfinu

  3. Allir fá sömu meðferð í samræmi við aðstæður hverju sinni og hlutleysi er tryggt hvívetna

Samvinna: 

  1. Áhersla er lögð á skilvirkt upplýsingaflæði í samræmi við þarfir viðkomandi hagaðila. 

  2. Versa vottun er þekkingarfyrirtæki sem leitast við að sjá tækifæri til vaxtar í öllu samstarfi.

  3. Borin er virðing fyrir öllum sjónarmiðum og haldið úti virku samtali til að finna bestu lausn ef upp kemur ágreiningur.

  4. Leitast er við að horfa á það sem vel er gert og nota það sem grundvöll til að gera enn betur. 

4    Meginstefna Versa vottunar 

Markmið Versa vottunar er að:

  • Vera leiðandi þekkingarfyrirtæki á sviði úttekta og vottunar á stjórnunarkerfum þar sem áhersla er lögð á vottun á stjórnunarkerfum sem stuðla að auknu jafnræði, gagnsæi og sjálfbærni í atvinnulífinu s.s. jafnlaunakerfi, gæðakerfi og vinnuverndarkerfi. 

  • Stuðla að auknum vexti (e. Vertical growth) og sjálfstæði hjá viðskiptavinum við starfrækslu þeirra á eigin stjórnunarkerfum með því að hlusta og mæta þörfum þeirra m.a. með því að bjóða upp á almenna fræðslu og þjálfun eða benda á fagaðila sem getur veitt fræðslu eða þjálfun sem stuðlar að aukinni markvirkni og skilvirkni  stjórnunarkerfa (e. best practice). 

  • Vera ávallt vakandi fyrir nýjum leiðum (s.s. tækni, aðferðafræði o.fl.) sem geta gagnast viðskiptavinum til að ná betri árangri.

  • Sýna ábyrgð með því að mæta markmiðum sameinuðu þjóðanna bæði í eigin starfsemi og stuðla að því sama hjá viðskiptavinum

Versa vottun skuldbindur sig til að:

  1. Hlíta í hvívetna þeim lögum, reglugerðum, stöðlum og skyldubundnu reglum sem eiga við um vottunaraðila og þá þjónustu sem þeir veita.

  2. Starfa ávalt af heilindum og að tryggja hlutleysi í úttektum og ákvörðunum um veitingu vottunar og leyfa hvorki viðskiptalegum, fjárhagslegum eða öðrum utanaðkomandi þrýstingi að ógna því hlutleysi.

  3. Taka fulla ábyrgð á öryggi gagna viðskiptavina í tengslum við úttektir og vottun með því að virða þagnarskyldu og heita trúnaði gagnvart öllum viðskiptavinum.

  4. Endurskoða og uppfæra eigið stjórnunarkerfi reglulega til að tryggja áframhaldandi hæfni og skilvirkni, þar á meðal stefnur og markmið, í gegnum innri úttektir, frammistöðumat (starfsfólks og endurgjöf frá viðskiptavinum) og reglulega rýni stjórnenda á kerfinu.

  5. Tryggja hæfni allra aðila sem koma að úttektarferlinu en ramminn í kringum það ferli er settur fram í mannauðsstefnu Versa vottunar. 

 

5    Stjórnskipulag 

Stjórn Versa vottunar:  

  • Fer með æðsta vald félagsins og hefur eftirlit með daglegum rekstri þess en rýnifundir stjórnenda eru haldnir tvisvar á ári. Stjórnin metur reglulega frammistöðu stjórnenda, framgang og framkvæmd stefnumótunar ásamt getu þeirra til að halda úti góðri samvinnu við viðskiptavini og aðra mikilvæga hagaðili.

  • Mótar og leiðir stefnu, ásamt framkvæmdarstjóra, skilgreinir markmið, ber ábyrgð á gerð verkferla, verklags- og vinnureglna og geinir áhættuviðmið félagsins til skemmri og lengri tíma og að stjórnunarkerfi Versa vottunar endurspegli gildin og meginreglur vottunar.

  • Skal tryggja hlutleysi og trúnað þar sem við á í allri starfsemi félagsins.   

  • Ber ábyrgð á því að félagið starfi í samræmi við gildandi lög og reglur.  

 

Á aðalfundi skipar stjórn félagsins í eftirtaldar stöður: 

  • Framkvæmdastjóri ber ábyrgð á daglegum rekstri Versa vottunar í samræmi við stefnu, samþykktir og fyrirmæli stjórnar, þar með talið innleiðingu á stefnum, verkferlum, verklags- og vinnureglum. Framkvæmdarstjóri sér um alla samningagerð s.s. við viðskiptavini og starfsfólk.

  • Fjármálastjóri ber ábyrgða á fjárreiðum félagsins og framkvæmir reglulega áhættugreiningu til að tryggja að félagið geti gengist við öllum ábyrgðum sínum. 

  • Vottunarstjóri ber á byrgð á skipulagi og vali úttektaraðila fyrir alla úttektarþjónustu í samræmi við eðli þjónustunnar. Vottunarstjóri sér um skipulag og þróun á úttektar- og vottunarþjónustu félagsins, ásamt annarri þjónustu sem Versa vottun býður upp á.        

  • Gæðastjóri ber ábyrgð á viðhaldi og uppfærslu á gæðakerfi Versa vottunar. Gæðastjóri skipuleggur innri úttektir, undirbýr rýnifundi stjórnenda og hefur eftirlit með úrlausnum frávika og umbótaverkefnum.

  • Mannauðsstjóri ber ábyrgð á faglega sé staðið að öllum ákvörðunum er lúta að mannauð Versa vottunar. Mannauðsstjóri heldur utan um þjálfun og fræðslu starfsfólks og verktaka í samvinnu við aðra stjórnendur Versa vottunar. 

  • Fræðslustjóri skipuleggur og heldur utan um alla fræðslu sem veitt er til viðskiptavina og hefur yfirumsjón með fræðsluvef Versa vottunar.

 

6    Skipurit

7    Nefndir

 

 

 

 

 

 

Vottunarnefnd 

  • Að loknu úttektarferli þegar úttektarstjóri hefur mælt með vottun tekur vottunarnefndin við úttektarskýrslu ásamt viðeigandi gögnum og staðfestir að úttektin var framkvæmd í samræmi við viðurkennt verklag Versa vottunar

  • Þegar staðfesting fæst er tekin formleg ákvörðun um veitingu vottunar á stjórnunarkerfi þess viðskiptavinar

 

Kvörtunarnefnd 

  • Tekur á móti áfríjunum og kvörtunum í samræmi við formlegan verkferil sem finna má á heimasíðu Versa vottunar

o  Kvartanir geta m.a. beinst að verklagi Versa vottunar, úttektaraðilum eða viðskiptavinum Versa vottunar

o  Áfrýjanir ná til ákvarðana um veitingu vottunar, synjun, ógildingu og afturköllun

  • Nefndin tekur viðkomandi efni til umfjöllunar og ákvarðar viðeigandi úrbætur ef þörf er á 

  • Formaður kvörtunarnefndar situr hvorki í annarri nefnd né kemur að úttektar- og vottunarferlinu til að gæta hlutleysis 

 

Hlutleysisnefnd

  • Mikilvægi hlutleysi er í hávegum haft hjá Versa vottun og er starfandi hlutleysisnefnd hjá félaginu til að tryggja hlutleysi úttektarferlisins. Búið er að innleiða eftirlit í alla mikilvæga ferla til að tryggja að ekki stafi ógn af hlutleysi úttektaraðila eða Versa vottunar gagnvart viðskiptavinum.

  • Versa vottun tryggir hlutleysi í úttektum og ákvörðunum um veitingu vottunar og leyfir hvorki viðskiptalegum, fjárhagslegum eða öðrum utanaðkomandi þrýstingi að ógna því hlutleysi. Hlutleysi er tryggt með eftirfarandi hætti:

o  Versa vottun hefur sett fram stefnu um hlutleysi þar sem sett eru ítarleg viðmið til að tryggja hlutleysi í allri starfseminni

o  Innleitt hefur verið eftirlit í alla mikilvæga ferla til að tryggja að ekki stafi ógn af hlutleysi úttektaraðila eða Versa vottunar gagnvart viðskiptavinum.

o  Hlutleysisnefnd starfar fyrir hönd Versa vottunar til að taka ákvarðanir varðandi hagsmunaárekstra og önnur mál er varða ógn við hlutleysi. Nefndin tekur þátt í áhættugreiningu er varðar mögulega ógn við hlutleysi.

o  Formaður hlutleysisnefndar situr hvorki í stjórn Versa vottunar né annarri nefnd á vegum hennar     

 

 

8 Undirstefnur

Hlutleysisstefna

Til að tryggja sem best hlutleysi í allri starfsemi Versa vottunar hafa verið sett fram 22 viðmið um atriðis sem geta haft áhrif á hlutleysi.

 

Mannauðsstefna 

Tilgangur stefnunnar er að skilgreina áherslur Versa vottunar í mannauðsmálum og byggir hún á gildum Versa vottunar: Öryggi | Ábyrgð | Heilindi. 

Starfsfólk er helsta auðlind Versa vottunar og því er mikil áhersla lögð á starfsánægju, starfsþróun og heilbrigði. Það er á ábyrgð Versa vottunar að tryggja hæfni allra sem koma að úttektar-  og vottunarferlinu og er markmið stefnunnar að skilgreina þá þætti sem mikilvægt er að huga að til að starfsfólk geti viðhaldið þeirri hæfni.

 

Gæðastefna 

Versa vottun heldur úti gæðastefnu  til að tryggja gæði þeirrar þjónustu sem veitt er.
Versa vottun veitir framúrskarandi þjónusta sem einkennist af trúnaði, heilindum og virðingu.

Skipulagsheildir sem hljóta vottun frá Versa vottun geta treyst því að nákvæmni og fagmennska liggi að baki allri úttektarþjónustu og eru heilindi höfð að leiðarljósi við samræmismat gagnvart hverjum staðli. Stjórnendur Versa vottunar skapa grundvöll til að ná fram markmiðum gæðastefnunnar og sýna fordæmi með því að endurspegla gildi Versa vottunar í öllu sínu starfi. 

 

Upplýsinga- og samskiptastefna 

Tilgangur  stefnunnar er  að lýsa því hvaða upplýsingar má/á að birta almenningi og hvaða upplýsingar þurfa að berast viðskiptavinum. Til að tryggja skilvirkni og heilindi í samskiptum við þá aðila sem verða fyrir áhrifum eða hafa áhrif á þjónustu  eða starfsemi Versa vottunar hefur verið framkvæmd svokölluð hagaðilagreining. Á grundvelli hennar hafa samskipti við mikilvægustu hagaðilana verið skilgreind.

 

Sjálfbærnistefna 

Versa vottun stuðlar að sjálfbærni hjá viðskiptavinum með því að veita skipulagsheildum fræðslu í svokölluðum ,,bestu starfsháttum“ (e. best practice) á starfrækslu stjórnunarkerfa. Með aukinni þekkingu hjá skipulagsheildum geta þær starfrækt stjórnunarkerfi sín með sem bestum árangri sem hefur svo jákvæð áhrif út í samfélagið en stöðluð stjórnunarkerfi hjálpa til við m.a. að auka sjálfbærni, gagnsæi og jafnræði innan skipulagsheilda.

 

Persónuverndarstefna 

Versa vottun sýnir í hvívetna tillitsemi og virðingu þegar kemur að persónuupplýsingum viðskiptavina og því er áhersla lögð á trúnað og vernd til að tryggja öryggi þeirra þegar kemur að öflun persónuupplýsinga. Stefnan er sett fram til að tryggja að í starfsemi Versa vottunar sé unnið með persónuupplýsingar í samræmi við ákvæði laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

Persónuverndarstefnan er birt í heild sinni á vefsíðu Versa vottunar.

Meginhlutverk Versa vottunar í samstarfinu við viðskiptavini er að vera hafsjór þekkingar og hæfni sem viðskiptavinir geta sótt í, á hlutlausan hátt, til að halda stjórnunarkerfi þeirra í samræmi við valda eða skyldubundna staðla eða aðrar kröfur.

Samstarfið byggir á gagnvirku samtali sem snýst um að bera kennsl á samræmi og ósamræmi ásamt því að bera kennsl á bestu leiðir til að bæta stjórnunarkerfið svo það geti betur náð þeim markmiðum sem því er ætlað að raungera. 

Skipuritið sýnir stjórnskipulag Versa vottunar þar sem koma fram hlutverk, ábyrðir og stöður tengdar vottunarferlinu. 

Með skipuritinu er sýnt fram á aðgreiningu valds til að tryggja hlutleysi. 

Skipurit Versa vottunar mars 2022.png

 Á aðalfundi félagsins skipar stjórn Versa vottunar í þrjár nefndir sem starfa fyrir hönd stjórnar á viðeigandi málefnasviðum til að tryggja hlutleysi Versa vottunar. Stjórnin ber endanlega ábyrgð á löglega teknum ákvörðunum nefnda, þar með taldar ákvarðanir sem lúta að; veitingu eða synjun vottunar, stækkun eða minnkun á umfangi, endurnýjun, ógilding eða afturköllun vottunar.

Gildi Versa.png