Versa vottun hefur sett fram staðlað ferli þegar kemur að því að taka á móti og vinna úr kvörtunum, áfrýjunum, ábendingum og öðru frá viðskiptavinum eða öðrum hagaðlilum, til að tryggja jafnræði, gegnsæi og óhlutdrægni í öllu ferlinu. Yfirlit yfir ferlið má sjá hér að neðan.

Úttektaraðilar Versa vottunar leggja sig fram um að meta af heilindum stjórnunarkerfi viðskiptavina út frá þeim sönnunargögnum sem viðskiptavinur birtir þeim í úttektinni. Vottunarnefndin byggir svo ákvörðun sína á úttektarskýrlsu og öðrum tiltækum gögnum. Ef viðskiptavinur telur að vottunarákvörðun sé röng þá hefur hann tækifæri til að áfrýja þeirri ákvörðun.

Móttaka áfrýjana og kvartana fer fram í gegnum skilaboð hér á vefsíðu Versa vottunar, í gegnum tölvupóst eða í gegnum símtal og er þeim sem leggur fram kvörtun eða áfrýjun um tiltekið málefni haldið upplýstum um stöðu þess í gegnum allt ferlið. Þeir starfsmenn eða úttektaraðilar sem komu að því málefni sem kvörtunin eða áfrýjunin beinist að munu ekki á neinn hátt koma að meðhöndlun þess.

​

Versa vottun tekur alla ábyrgð á ákvörðunum sem teknar eru í tengslum við það ferli og því að framsetning áfrýjunar eða kvörtunar, rannsókn hennar eða ákvörðun byggð á þeirri rannsókn muni ekki leiða af sér mismunun af neinu tagi gagnvart þeim sem leggur hana fram. Hlutleysisnefnd Versa vottunar fer með rannsókn á öllum áfrýjunum og alvarlegum kvörtunarmálum sem berast.

​

Versa vottun tekur ákvörðun um hvort áfrýjunar- eða kvörtunarefnið og niðurstaða þess verði birt opinberlega, í samráði við áfrýjunar- eða kvörtunaraðila.

​