Versa vottun hefur sett fram staðlað ferli þegar kemur að því að taka á móti og vinna úr kvörtunum eða áfrýjunum frá viðskiptavinum eða öðrum hagaðlilum, til að tryggja jafnræði, gegnsæi og óhlutdrægni í öllu ferlinu. Yfirlit yfir ferlið má sjá hér til hliðar.

Versa vottun tekur alla ábyrgð á ákvörðunum sem teknar eru í tengslum við það ferli og því að framsetning áfrýjunar eða kvörtunar, rannsókn hennar eða ákvörðun byggð á þeirri rannsókn muni ekki leiða af sér mismunun af neinu tagi gagnvart þeim sem leggur hana fram.

Móttaka áfrýjana og kvartana fer eingöngu fram í gegnum skilaboð hér á vefsíðu Versa vottunar eða í gegnum tölvupóst og er þeim sem leggur fram kvörtun eða áfrýjun um tiltekið málefni haldið upplýstum um stöðu þess í gegnum allt ferlið. Þeir starfsmenn eða úttektaraðilar sem komu að því málefni sem kvörtunin eða áfrýjunin beinist að munu ekki á neinn hátt koma að meðhöndlun þess.

​

Versa vottun tekur ákvörðun um hvort áfrýjunar- eða kvörtunarefnið og niðurstaða þess verði birt opinberlega, í samráði við áfrýjunar- eða kvörtunaraðila.