Staðlar og stjórnunarkerfi

Staðlar eru tæki eða aðferð til að setja fram eða ákvarða viðmið, reglu eða mælieiningu í einhverju tilteknu samhengi líkt og ISO 31 um magn og einingar. Stjórnunarkerfi byggja hins vegar á svokölluðum stjórnunarstöðlum en þeir eru verkfæri sem skipulagsheildir geta notað til að ná fram markmiðum sínum tengdum ákveðnum sviðum starfseminnar. Markmiðin geta tengst t.d. gæðum, vöru, þjónustu eða umhverfisáhrifum í samræmi við viðkomandi stjórnunarstaðal. Hér verður fjallað um hugmyndafræði og þróun alþjóðlegra staðla og stjórnunarkerfa og hvernig þeim er beitt til að raungera lög og reglur í vinnuumhverfinu.

 

Fyrstu stjórnunarkerfin má rekja til hernaðarumhverfis en þar er gjarnan gerð krafa til gæðastjórnunar eða gæðatrygginga. Á sjötta áratugnum varð bandaríska varnarmálaráðuneytinu ljóst að finna þurfti leið til að tryggja betur áreiðanleika þeirra aðfanga sem keypt voru eða samið var um, frá birgjum, til að eiga möguleika á að draga úr kostnaðarsömu gæðatryggingareftirliti. Fyrstu stjórnunarkerfin fólust því í samningskröfum til slíkra birgja en á grunni þeirra var hægt að fela óháðum aðila að sjá um að taka út og votta kerfið. Á sömu forsendum voru ameríski hernaðarstaðallinn, MIL-9858, og staðall Atlandshafsbandalagsins, Allied Quality Assurance Publications, búnir til á áttunda áratugnum.

 

Fyrsti alþjóðlegi stjórnunarstaðallinn, ISO 9001, var gefin út árið 1987 en hann byggði á breska gæðastaðlinum BS 5750 frá árinu 1979. Upphaflega var markmiðið að hjálpa skipulagsheildum að setja upp stjórnunarkerfi til að auka gæði við verksmiðjuframleiðslu. Í dag hefur International Standardization Organistation (ISO, e.d.b) gefið út yfir 80 stjórnunarstaðla en þeir þekktustu hér á landi eru gæðastaðallin ISO 9001,  umhverfisstjórnunarstaðallinn ISO 14001 og upplýsingaöryggisstaðallinn ISO 27001. Við gerð staðla eru kallaðir saman hagsmunaaðilar sem koma að viðfangsefninu og sett saman  tækninefnd en hún inniheldur helstu sérfræðinga á því tæknisviði sem staðallinn á að ná til. Hægt er að óska eftir aðild að slíkri vinnu hjá landsskrifstofu ISO í hverju landi en Staðlaráð sinnir því hlutverki hér á landi. 

 

Í samræmi við eina af lykiláherslum allra stjórnunarstaðla þá eru ISO stjórnunarstaðlar í stöðugu umbótaferli og hafa bæst við þá m.a. áherslur um gæðastýringu, stjórnun og ferilsnálgun. Frá árinu 2012 hefur innra skipulag ISO stjórnunarstaðla verið samræmt og fellt undir svokallað High level Structure en þessi breyting skapar ramma til að sameina stjórnunarkerfi, byggð á tveimur eða fleiri stöðlum, í eitt samþætt stjórnunarkerfi. Stjórnunarstaðlar eru hugsaðir sem tæki fyrir allar skipulagsheildir, stórar og smáar, í hvaða starfsgeira sem er til að búa til stjórnunarkerfi sem hentar skipulagsheildinni til að ná fram markmiðum sínum í tilteknum málaflokki. Þetta endurspeglast í viðmiðum sem sett hafa verið fram fyrir vottunaraðila til að meta úttektartíma en þar miðar minnsti mögulegi dagafjöldinn til að taka út stjórnunarkerfi, byggt á ISO 9001, ISO 14001 og ISO 45001, við 1-5 starfsmenn. 

 

Eins og komið hefur fram þá er gjarnan farið fram á að hlutlaus aðili votti stjórnunarkerfin til að tryggja að uppsetning og starfræksla sé í samræmi við viðkomandi stjórnunarstaðal. Vottunarstofur öðlast faggildingu til að framkvæma slíka vottun á grundvelli ÍST ISO 17021-1:2015 en það er samræmingarstaðall sem ætlað er að tryggja samræmi hvað varðar fyrirkomulag og gæði á vottunarþjónustu sem vottunaraðilar veita. í kröfu 9.2.2.1, sem fjallar um mögulega þátttakendur/áhorfendur (e. Observers) í vottunarúttektum, eru taldir upp aðilar sem geta verið í því hlutverki og eru þar nefndi m.a. fulltrúar faggildingarsviðs, ráðgjafar eða úttektaraðilar í þjálfun. Þar eru einnig nefndir „regulators“ en það eru kallaðir kröfuhafar laga og á það við um aðila frá ráðuneytum eða stofnunum á tæknilegu málefnasviði viðkomandi stjórnunarstaðals sem mögulega hafa hagsmuna að gæta. Þessir aðilar geta því óskað eftir eða farið fram á að fylgst sé með úttektum vottunaraðila. Kröfuhafi ÍST 85 staðalsins er í dag forsætisráðherra og starfar jafnréttisstofa í umboði ráðherra  hvað varðar eftirlit með innleiðingu staðalsins hjá þeim skipulagsheildum sem falla undir lögin. 

 

Hvatinn að innleiðingu staðla og stjórnunarkerfa

Sá ávinningur sem skilvirkt stjórnunarkerfi getur fært skipulagsheildum felst m.a. í betri áhættustjórnun, aukinni umhverfis- og vinnuvernd, meiri skilvirkni við notkun auðlinda, auknum fjárhagslegum ávinningi og bættri þjónustu til viðskiptavina (ISO, e.d.a). Þrátt fyrir að stjórnunarstaðlar séu að jafnaði valkvæðir þá liggja mismunandi hvatar að baki innleiðingu þeirra. Skipulagsheildir leita gjarnan eftir samþykki eða lögmæti í sínum starfsgeira með því að innleiða stjórnunarkerfi en reynslan hefur sýnt að stjórnunarkerfi eru einnig innleidd út af ytri þrýstingi 

 

Kaflinn er tekinn úr lokaverkefni sem finna má á Skemmunni með leyfi höfundar: https://skemman.is/handle/1946/36385