Reglur um vottun

Kröfur til vottaðra viðskiptavina 

1     Umfang

Í skjali þessu eru tíundaðar allar kröfur og reglur sem vottaðir viðskiptavinir skulu fylgja til að halda vottunarskírteini sínu gildu.

1.1 Hlutleysi og hæfni

Versa vottun heitir að gæta hlutleysis í öllu úttektar- og vottunarferlinu og framkvæmir reglulegt mat til að greina áhættuþætti þar að lútandi. Í hlutleysisstefnu Versa vottunar, sem birt eru á vefsíðu félagsins, koma fram grundvallar viðmið um hvernig skal tryggja hlutleysi.

Að baki veitingu vottana til viðskiptavina er framkvæmd fagleg og nákvæm þjónusta af aðilum sem búa yfir viðeigandi þekkingu og færni á því sviði sem vottunin nær til.

2     Frumvottunarferli  

 

2.1    Umsóknarferli 

Umsækjendur skulu sækja um vottun á stjórnunarkerfi sínu í gegnum vefsíðu Versa vottunar eða í tölvupósti. Með skriflegri umsókn hefur skipulagsheild skuldbundið sig til þess að hlíta þeim reglum um vottun sem tilgreindar eru í þessu skjali og birtar eru á vefsíðu Versa vottunar. 

Þegar umsókn hefur verið samþykkt í samræmi við kröfur um hæfni og þekkingu Versa vottunar ásamt hlutleysi gagnvart umsækjanda er tilboð útfært og sent á umsækjanda. 

Með formlegu samþykki viðskiptavinar á tilboði Versa vottunar er kominn á samningur um viðskipti og gilda um hann eftirfarandi reglur.

Það er á ábyrgð Versa vottunar að upplýsa viðskiptavin tímanlega um allar þær breytingar sem kunna að verða á þeim reglum. 

2.2    Frumvottun

Frumvottunarúttekt er framkvæmd í tveimur stigum: forúttekt (1.stig) og vottunarúttekt (2.stig). 

  • Í forúttekt skal viðskiptavinur veita Versa vottun aðgengi í tilheyrandi gögn til að meta innleiðingu skipulagsheildarinnar á tilteknum stjórnunarkerfisstaðli.

  • Ljúka þarf innleiðingu á öllum kröfum staðalsins og virkja stjórnunarkerfið með því að m.a. framkvæma að minnsta kosti einn hring af innri úttektum og rýni stjórnenda fyrir vottunarúttekt.

  • Vottunarúttekt felst svo í því að meta skilvirkni stjórnunarkerfisins og þarf hún að fara fram innan 6 mánaða frá forúttekt. Að öðrum kosti þarf a.m.k. hluti forúttektar að fara fram aftur.

  • Úttektarstjóri upplýsir viðskiptavin ef í ljós koma meiri háttar ósamræmi sem þarf að leysa úr áður en hægt er að veita vottun. Viðskiptavinur getur þá metið hvort ljúka skuli úttekt eða enda hana fyrr en ætlað var (ef ekki er talið að þrír mánuðir dugi til að leysa úr ósamræminu) og bóka nýjan tíma fyrir vottunarúttekt síðar.

  • Þegar meiri háttar ósamræmi finnast í vottunarúttekt gæti verið þörf á að framkvæma eftirfylgniúttekt til að sannreyna úrlausn ósamræmis, sé það þess eðlis. 

  • Ef ekki er búið að leysa úr meiri háttar ósamræmi og setja fram áætlun um úrbætur á minni háttar ósamræmi innan 6 mánaða verður að framkvæma nýja vottunarúttekt. 

  • Úttektaráætlun er gerð til þriggja ára í senn. Hún er endurskoðuð í hverri viðhaldsúttekt meðal annars m.t.t. breytinga í innra eða ytra umhverfi og skilvirkni stjórnunarkerfisins.

Þegar báðum stigum frumvottunar er lokið og úttektarstjóri hefur mælt með vottun fara niðurstöður úttektanna fyrir vottunarnefnd sem tekur formlega ákvörðun um veitingu eða synjun vottunar. Synjun mun fylgja rökstudd afstaða nefndarinnar.

Nánari lýsing á vottunarferlinu má finna á vefsíðu Versa vottunar: www.versavottun.is

 

3    Vottað stjórnunarkerfi  

Vottun stjórnunarkerfis staðfestir eftirfarandi:

  • Stjórnunarkerfið er í samræmi við skilgreindar kröfur tilgreinds stjórnunarkerfisstaðals/-staðla

  • Stjórnunarkerfið hefur verið innleitt og er starfrækt á skilvirkan hátt í samræmi við skjalfest verklag

  • Stjórnunarkerfið er viðeigandi fyrir starfsemi skipulagsheildarinnar 

3.1    Veiting og viðhald vottunar

Í kjölfar ákvörðunar um veitingu vottunar er viðskiptavini afhent vottunarskírteini sem er yfirlýsing Versa vottunar um að stjórnunarkerfi viðskiptavinar sé í samræmi við kröfur tiltekins stjórnunarkerfisstaðals. Vottunarskírteini er eign Versa vottunar og er viðskiptavini gert að uppfylla allar kröfur um vottun samkvæmt þessum reglum til að halda vottunarskírteininu.

Viðskiptavinur er ávallt ábyrgur fyrir starfrækslu og viðhaldi á eigin stjórnunarkerfi og að það sé í samræmi við gildandi staðal eða aðrar kröfur. Úttektir Versa vottunar á stjórnunarkerfi viðskiptavinar byggjast á úrtaki og er því aldrei hægt að staðfesta 100% samræmi við kröfur tiltekins staðals. Versa vottun getur því ekki verið skaðabótaskylt gagnvart þriðja aðila í því samhengi.

Versa vottun hefur eftirlit með stjórnunarkerfi viðskiptavinar s.s. með því að:

  • Skoða vefsíðu vottaðs viðskiptavinar (notkun á vottunarmerki/tilvísun í vottun) 

  • Kalla eftir skjölum 

  • Framkvæma viðhaldsúttektir 

Viðhaldsúttektir eru gerðar tvisvar á ári (einu sinni á ári ef um jafnlaunavottun skv. ÍST 85 er að ræða). Tíðni og lengd viðhaldsúttekta gætu aukist ef verulegur fjöldi ósamræmis kemur í ljós eða kvartanir berast.

Fyrsta viðhaldsúttekt skal fara fram innan 12 mánaða frá því vottunarskírteinið (Vottorð um vottun) er gefið út.

Það er á ábyrgð viðskiptavinar að: 

  • Sjá til þess að hægt sé að framkvæma úttekt, innan skilgreinds tímaramma

  • Gera ráðstafanir til að framkvæma skjalaskoðun

  • Tryggja aðgang að starfsfólki og gögnum sem þarf til að framkvæma úttektir og rannsóknir vegna kvartana eða ógildingu vottunar (sjá kafla 3.2 Úttektir með stuttum fyrirvara) 

  • Tryggja að viðeigandi starfssvæði og starfsstöðvar standi úttektaraðilum opin til úttektar

  • Koma til móts við áheyrnarfulltrúa, s.s. faggildingaraðila eða úttektaraðila í þjálfun, nema rík ástæða sé fyrir hendi

Uppfylli stjórnunarkerfið ekki kröfur viðkomandi stjórnunarkerfisstaðals í viðhaldsúttekt og viðskiptavinur gerir ekki fullnægjandi úrbætur kann vottun viðskiptavinar að verða tímabundið ógild eða afturkölluð, sjá nánar í kafla 7 Brot á reglum um vottun.

Gildistími samninga um vottun miðast við gildistíma vottunarskírteina og endurnýjast sjálfkrafa til þriggja ára ef aðilar ákveða að halda áfram samstarfi um vottun í lok gildandi vottunarhrings. Framkvæma skal endurvottunarúttekt eigi síðar en þremur mánuðum áður en gildandi vottun rennur út.

Áminningarpóstur er sendur öllum fjórum vikum fyrir úttekt þar sem færi gefst til að fresta úttekt án frestunargjalds. Þar er einnig minnt á þau gögn sem þarf að afhenda viku fyrir úttekt. Slíkur áminningarpóstur er ekki sendur aftur þó úttekt verði frestað.

Viðmið um frestun á úttekt er 3 vikur, ef aðilar þurfa að fresta innan við þremur vikum fyrir áætlaðan úttektartíma þá þarf að greiða frestunargjald sem miðast við tvo tíma samkvæmt tímagjaldi Versa vottunar.

Viðmið um afhendingu ganga er tvær vikur fyrir forúttekt og ein vika fyrir aðrar úttektir. Ef gögn eru ekki afhent innan þess tímaramma þarf að fresta úttekt og greiða frestunargjald sem miðast við tvo tíma samkvæmt tímagjaldi Versa vottunar.

3.2    Úttektir með stuttum fyrirvara

Versa vottun mun þegar þörf er á framkvæma úttektir með stuttum fyrirvara s.s. til að rannsaka kvartanir, vegna breytinga hjá vottuðum viðskiptavini eða fylgja eftir innleiðingu á úrbótum vegna meiri háttar ósamræmis eða ógildingu vottunarskírteinis.

 

4     Upplýsingar og túnaður

Vottaðir viðskiptavinir eru skuldbundnir til að gefa ávallt réttar upplýsingar og allar þær upplýsingar sem nauðsynlegar eru til að hægt sé að meta virkni stjórnunarkerfisins. 

4.    Trúnaður

Versa vottun heitir að gæta þagmælsku um öll þau atriði sem úttektaraðilar og aðrir sem koma að ferlinu kunna að fá vitneskju um í starfi sínu fyrir viðskiptavin, þar með talið:

  1. Fjárhagslegar upplýsingar; 

    • þ.e. upplýsingar um tekjur, gjöld, eignir (þar á meðal óáþreifanlegar eignir, hugverkaréttindi, starfsfólk, laun og kjör starfsfólks, „know-how“ og atvinnuleyndarmál), skuldir og um verðlagningu eða magn keyptrar eða seldrar þjónustu 

  2. Upplýsingar um birgja og þjónustu; 

    • þ.e. nöfn þeirra, skilmála, samninga eða sambærilegar upplýsingar

  3. Upplýsingar um markaðsmál;

    • þ.e. um fyrirhugaðar eða yfirstandandi markaðsaðgerðir, einnig upplýsingar um viðskiptamenn viðskiptavinar. 

Upplýsingar sem eru, eða ætla má að séu, á allra vitorði eða öllum aðgengilegar, teljast ekki trúnaðarupplýsingar nema slíkar aðstæður stafi af broti á þessu ákvæði. Þagnarskylda skal gilda áfram eftir að samningssambandi Versa vottunar og viðskiptavinar lýkur.

Versa vottun er heimilt að sýna faggildingaraðila gögn og aðrar upplýsingar um vottaðan viðskiptavin við mat á vottunarþjónustu Versa vottunar. Faggildingaraðila er einnig heimilt að fylgjast með úttektaraðila Versa vottunar framkvæma úttekt hjá viðskiptavini. Faggildingaraðili er bundinn sama trúnaði og starfsmenn Versa vottunar. 

4.2    Undantekning frá trúnaðarskyldu

Eftirfarandi eru þær undantekningar þar sem Versa vottun kann að vera leyst undan trúnaðarskyldu sinni og þá aðeins upp að því marki sem nauðsyn krefur:

  1. Í tengslum við afturköllun og ógildingu vottorðs

  2. Af öryggisástæðum

  3. Vegna dómsúrskurðar

Versa vottun upplýsir viðskiptavin áður en vikið er frá trúnaðarskyldu, nema að lög eða dómsúrskurðir mæli gegn því.

4.3    Skrá yfir vottaða viðskiptavini

Versa vottun viðheldur skrá yfir alla vottaða viðskiptavini og birtir upplýsingar um vottun samkvæmt vottunarskírteini, nema viðskiptavinur mótmæli því sérstaklega. 

4.4    Tölfræðigögn

Versa vottun mun nota umsóknir um vottun og ósamræmi í úttektum í tölfræðilegum tilgangi. Upplýsingarnar eru ógreinanlegar og ekki hægt að rekja til einstakra skipulagsheilda.

 

5. Breytingar og tilkynningar    

5.1   Breytingar á gildissviði vottunar

Ef viðskiptavinur óskar eftir því að gildissvið vottunar, eins og því er lýst á vottunarskírteini, stækki og nái til fleiri þátta, þarf að sækja um það hjá Versa vottun í gegnum umsóknarform á vefsíðu eða í tölvupósti. Versa vottun mun meta hvort stækkun á gildissviði vottunar feli í sér þörf á fjölgun úttektardaga eða öðrum kostnaði. Viðbótin er þá tekin sérstaklega út, samhliða viðhaldsúttekt, og vottunarskírteinið endurútgefið í kjölfarið svo það nái til stærra gildissviðs vottunar.

Ef viðskiptavinur óskar eftir að minnka gildissvið vottunar, skal það tilkynnt Versa vottun án tafar með viðeigandi upplýsingum s.s. vegna breytinga, lokunar sviða eða stöðvunar á framleiðslu vöru sem áður féll undir gildissvið vottunar. Við yfirferð og staðfestingu á réttum upplýsingum tilkynnir Versa vottun viðskiptavini ef þörf er á frekari úttekt og/eða breytingu á orðalagi vottunarskírteinis. 

Við móttöku endurskoðaðs vottunarskírteinis vegna stækkunar eða minnkunar á gildissviði vottunar skal fyrra vottunarskírteini skilað til Versa vottunar innan 1 mánaðar.

Viðbótarkostnaður byggist á eðli breytingar á gildissviði vottunar viðskiptavinar og umsýslu vegna endurútgáfu vottunarskírteinis.

5.2    Breytingar hjá viðskiptavinum

Vottaðir viðskiptavinir skulu tilkynna, skriflega og án tafar, ef breytingar verða hjá skipulagsheildinni sem geta orðið til þess að stjórnunarkerfið uppfyllir ekki lengur kröfur um vottun. Þessar breytingar eru til dæmis: 

1.    Lagalegar- eða viðskiptalegar breytingar

2.    Eigendaskipti, skipulagsbreyting eða breyting á stjórnendum (lykilstjórnendur, sérfræðingar eða þeir sem bera ábyrgð á viðameiri ákvörðunartöku)

3.    Breyting á starfsstöð tengiliðar

4.    Breyting á umfangi stjórnunarkerfisins

5.    Meiri háttar breytingar á ferlum eða stjórnunarkerfinu

Við móttöku skriflegra upplýsinga um fyrirhugaðar breytingar, tekur Versa vottun ákvörðun um hvort breytingarnar krefjast aukins kostnaðar eða fjölda úttektardaga í samræmi við viðmið um útreikninga á fjölda úttektardaga samkvæmt tilboði. 

Sé Versa vottun ekki tilkynnt um framangreindar breytingar getur vottun viðskiptavinar verið tímabundið ógild eða afturkölluð (sjá kafla 7).

5.3    Tilkynningar um meiri háttar ósamræmi 

Vottaðir viðskiptavinir skulu tilkynna Versa vottun ef það finnast meiri háttar ósamræmi s.s. í gegnum innri úttektir á stjórnunarkerfinu. Versa vottun mun þá greina mögulegar áhættur og gildi vottunarskírteinis fyrir viðeigandi hagsmunaaðila.

5.4    Tilkynningar um meiri háttar ósamræmi (ISO 14001)

Ef umfang ósamræmis (umhverfisspjöll) fer út fyrir getu vottaðs viðskiptavinar til að leiðrétta þau skal tilkynna Umhverfisstofnun tafarlaust um þá stöðu og ná samkomulagi um aðgerðir til að leiðrétta þau og draga úr umhverfisspjöllum[1].

5.5    Tilkynningar um vinnuslys (ISO 45001)

Í samræmi við kröfur (IAF MD 22: G 8.5.3)[2] um úttektir og vottun á stjórnunarkerfi heilbrigðis og öryggis á vinnustað skal viðskiptavinur upplýsa Versa vottun án tafar ef alvarlegt vinnuslys eða brot á vinnulöggjöf á sér stað í tengslum við starfsemi viðskiptavinar.

5.6    Tilkynningar um lögbrot

Í þeim tilvikum þar sem vottaður viðskiptavinur brýtur lög skal það tilkynnt til Versa vottunar. Ef úttektaraðilar verða varir við lögbrot í úttektum mun því komið á framfæri við æðstu stjórnendur. Vottaður viðskiptavinur skal í framhaldinu sýna Versa vottun fram á staðfestingu á því að viðeigandi eftirlitsaðili laganna sé upplýstur eins og þeim er upp á lagt samkvæmt viðeigandi eftirlitsaðila. 

Ef rannsókn úttektaraðila leiðir í ljós að verið er að brjóta lög vísvitandi skal tilkynna það til æðstu stjórnenda viðkomandi skipulagsheildar ásamt viðkomandi eftirlitsstofnun. 

 

6. Auglýsingar á vottun og notkun merkis    

Vottuðum viðskiptavinum er heimilt að vísa til þess opinberlega að stjórnunarkerfi þeirra sé vottað.

Vottuðum viðskiptavini er aðeins heimilt að staðhæfa að skipulagsheildin sé vottuð út frá viðeigandi gildissviði vottunar. 

Vottun felur ekki í sér að viðskiptavinur framleiði betri vöru, veiti betri þjónustu eða að varan sjálf eða þjónustan hafi verið vottuð með því að uppfylla kröfur viðkomandi stjórnunarkerfisstaðals.

6.1    Kröfur um tilvísun í vottun

Vottuðum viðskiptavini er gert að fylgja eftirfarandi kröfum um tilvísanir í vottunarstöðu sína á opinberum vettvangi:

  1. Birti ekki villandi staðhæfingar um vottunina;

  2. Noti ekki vottunarskírteini eða önnur skjöl tengd vottuninni á villandi hátt;

  3. Gefi ekki til kynna að vottunin nái yfir starfsemi eða starfsstöðvar sem eru utan gildissviðs vottunar;

  4. Fjarlægi alla tilvísun í vottunina ef til þess kemur að vottun er afturkölluð;

  5. Leiðrétti allt markaðs- og auglýsingaefni ef gildissvið vottunar er minnkað;

  6. Vísi ekki í vottun stjórnunarkerfisins á þann hátt að gefið sé til kynna að Versa vottun votti vöru, þjónustu eða ferli;

  7. Fari ekki með upplýsingar um vottunina á þann hátt að það dragi úr trausti almennings á vottun stjórnunarkerfa almennt eða á Versa vottun. 

Eftirfarandi upplýsingar skulu ætíð koma fram í tengslum við yfirlýsingu fyrirtækis um vottun: 

§  Nafn eða auðkenni fyrirtækisins sem er vottað,

§  Tegund stjórnunarkerfisins sem er vottað, þ.e. gæðastjórnunarkerfi, umhverfisstjórnunarkerfi o.s.frv.,

§  Númer staðals og 

§  Nafn Versa vottunar.

6.2    Notkun merkis 

Vottuðum viðskiptavinum er heimilt að nota vottunarmerki Versa vottunar í samræmi við Reglur um notkun vottunarmerkis (IRC-002). 

Vottuðum viðskiptavini er heimilt að nota viðeigandi vottunarmerki á bréfsefni, bæklinga eða á annan hátt í tengslum við samskipti eða í auglýsingaskyni í tengslum við þá starfsemi sem gildissvið vottunar nær til.

Vottunarmerkið skal ávallt notað þannig að það sé skýrt að vottunin nái einungis til stjórnunarkerfisins en ekki til vörunnar eða þjónustunnar.

6.3    Stýring vottaðs viðskiptavinar á eigin notkun á vottunarmerki Versa vottunar

Vottaður viðskiptavinur skal stýra eigin notkun á vottunarmerki sem tekur til kröfu um úrbætur vegna misnotkunar á vottunarmerki, halda skrá yfir allar kvartanir í tengslum við notkun þess og hafa skrána aðgengilega fyrir Versa vottun.

6.4    Misnotkun merkis

Vottuðum viðskiptavinum er óheimilt að nota vottunarmerkið á eftirfarandi hátt:

  • Á vöru- eða vöruumbúðum

  • Í skýrslum um rannsóknir, prófanir, kvarðanir og stillingar

  • Á þann hátt að það gæti villt fyrir hagaðilum um að vottaður viðskiptavinur sé vottaður utan gildissviðs vottunarinnar

  • Við afturköllun á vottun

  • Á þann hátt að það skaði orðspor og traust sem borið er til Versa vottunar

Brot á þessum reglum mun leiða til þess að Versa vottun mun gera kröfu um:

  • Að vottaður viðskiptavinur leiðrétti ranga notkun á vottunarmerki með því að fjarlægja merki, t.d. af vöru eða umbúðum

  • Formlega afturköllun vottaðs viðskiptavinar á yfirlýsingum eða auglýsingum í sömu fjölmiðlum og röng notkun átti sér stað 

  • Úrbætur um annað sem snýr að birtingarmynd brotsins 

Ef misnotkun er þess eðlis sem lýst er í kafla 7.1 gæti hún krafist ógildingar eða afturköllunar á vottun eða lagalegra aðgerða af hálfu Versa vottunar.

7. Brot á reglum um vottun   

Ef vottaður viðskiptavinur uppfyllir ekki kröfur um vottun samkvæmt þessum reglum mun Versa vottun grípa til viðeigandi ráðstafana eða aðgerða. Slíkar aðgerðir geta falið í sér tímabundna ógildingu eða afturköllun vottunar, birtingu á brotum og/eða öðrum aðgerðum. 

7.1    Tilefni til ógildingar 

Þær aðstæður sem kalla á ráðstafanir Versa vottunar vegna brots á reglum um vottun eru eftirfarandi:

  • Vottað stjórnunarkerfi hefur ítarlega og með alvarlegum hætti ekki uppfyllt vottunarkröfur, s.s.:

  • með því að bregðast ekki við athugasemdum og ósamræmi í úttektum með fullnægjandi hætti

  • að stjórnunarkerfi endurspeglar ekki núverandi skipulag og ferla, t.d. vegna skipulagsbreytinga, yfirtöku, samruna o.fl.

  • að mikilvægir þættir stjórnunarkerfisins hafi ekki verið innleiddir eða ekki framkvæmdir í samræmi við kröfur

  • vegna fölsunar og/eða tilbúnings viðskiptavinar á skrám um framkvæmd stjórnunarkerfisins

  • að ekki er leyst úr kvörtunum á viðeigandi hátt

  • Viðhaldsúttektir og endurvottunarúttektir eru ekki heimilaðar eða ekki framkvæmdar innan skilgreinds tímaramma samkvæmt úttektaráætlun

  • Brot á skilmálum vottunarsamnings, t.d.:

    • að reikningar hafi ekki verið greiddir;

  • Misnotkun á vottunarmerki og óheimil tilvísun til vottunar

  • Upplýsingar sem berast frá hagsmunaaðilum, s.s. stjórnvöldum, sem gætu haft áhrif á stöðu vottunar, t.d.:

  • vísbendingar um að ekki sé farið að reglum/lögbundnum kröfum sem eiga við um vottað stjórnunarkerfi

  • vísbendingar um að stjórnunarkerfi uppfylli ekki kröfur þegar alvarleg atvik eiga sér stað

  • Vottað fyrirtæki verður gjaldþrota

  • Starfsemi, sem vottunin nær yfir, er stöðvuð í lengri tíma

  • Vottaður viðskiptavinur óskar eftir tímabundinni ógildingu

Vottunarnefnd Versa vottun tekur ákvörðun um til hvaða aðgerða skal gripið á grundvelli yfirferðar á gögnum viðeigandi máls. 

 

7.2    Ógildingarferli

Eftirfarandi er lýsing á skrefum ógildingarferlis Versa vottunar:

Fyrsta skref:

  • Vottuðum viðskiptavini er gefinn skilgreindur tímafrestur til að leysa úr viðkomandi málum

  • Versa vottun mun sannreyna að kröfur sem gerðar voru til úrbóta séu uppfylltar og að þeim hafi verið hrint í framkvæmd.

Annað skref:

  • Ef ekki er leyst úr málum innan tímafrests þá fer málið til skoðunar hjá vottunarnefnd og vottuðum viðskiptavini tilkynnt að ógilding vottunar sé til skoðunar

  • Ef tekin er  ákvörðun um ógildingu fær viðskiptavinur upplýsingar um þær kröfur um úrbætur/aðgerðir sem hann þarf að uppfylla og tímafrest til að vottunin fái aftur gildi

  • Þegar búið er að leysa úr málum á fullnægjandi hátt tekur vottun aftur gildi

Þriðja skref: 

  • Ef tilefni ógildingar tengist aðeins sértækum hluta af gildissviði vottunar þá er næsta skref að minnka gildissviðið sem því nemur áður en vottunin er endanlega afturkölluð

Fjórða skref:

  • Ógilding vottunar er alla jafna ekki lengri en sex mánuðir og er hún þar næst afturkölluð sé ekki búið að leysa úr viðeigandi málum á fullnægjandi hátt.

  • Versa vottun getur ákveðið að afturkalla vottun strax í fyrsta skrefi sé brotið alvarlegt.

Þegar vottorð skipulagsheildar hefur verið numið úr gildi skal viðskiptavinur tilkynna það öllum helstu viðskiptavinum sínum og skila vottorðinu innan mánaðar.

7.3    Afturköllun á vottun

Ákvörðun um afturköllun vottunar viðskiptavinar er aðeins gerð ef ekki er unnt að leysa úr þeim atriðum sem hafa leitt til ógildingar innan þess tímabils sem Versa vottun tilgreindi við ógildingu og aðeins ef ekki er hægt að leysa með því að draga úr gildissviði vottunar viðskiptavinar.

Ferli í kjölfar afturköllunar:

  1. Versa vottun staðfestir skriflega afturköllun vottunar til viðskiptavinar og leiðbeinir um ástæður fyrir afturköllun vottunar.

  2. Viðskiptavinur hefur rétt til að áfrýja ákvörðun um afturköllun vottunar innan 14 daga frá því að tilkynning um afturköllun vottunar berst.

  3. Við afturköllun vottunar er vottun viðskiptavinar ekki lengur gild og skal viðskiptavinur hætta að kynna eða birta auglýsingar sem innihalda vottunarmerki eða aðrar tilvísanir í vottun Versa vottunar.

  4. Viðskiptavinur skal einnig skila vottunarskírteini til Versa vottunar innan mánaðar. 

8. Uppsögn vottunar   

Vottun er afskráð ef viðskiptavinur óskar skriflega eftir því við Versa vottun og tekur uppsögnin þá gildi þremur mánuðum síðar. Að þeim tíma liðnum er vottun ekki lengur gild og viðskiptavinur skal hætta allri kynningarstarfsemi eða auglýsingum sem vísa í vottunarstöðu hans. Viðskiptavinur skal einnig skila vottorði til Versa vottunar innan mánaðar. 

8.1    Endurvirkjun vottunar

Til að endurvirkja vottun á stjórnunarkerfi sem hefur verið sagt upp eða verið afturkölluð af Versa vottun þarf skipulagsheildin að fara í gegnum frumvottunarferli. 

 

9. Gjöld og reikningar 

Gjalddagi reikninga vegna vottunarferlis Versa vottunar er við viðtöku reiknings og er eindagi 10 dögum síðar. Vottunarskírteini eru ekki gefin út nema öll gjöld hafi verið greidd að fullu.

9.1    Almenn gjöld

Gjöld eru tilgreind í samningi Versa vottunar um vottun stjórnunarkerfis hjá viðskiptavini. Þegar samningur hefur verið undirritaður og afhentur Versa vottun, er viðskiptavinur skuldbundinn til að greiða umsýslugjald og úttektarkostnað vegna frumvottunar/endurvottunar, óháð því hvort viðskiptavinur hljóti vottun eða ekki.

9.2    Viðbótargjöld

Versa vottun áskilur sér rétt til að fjölga eða fækka úttektardögum í samræmi við atriði sem gætu komið í ljós í vottunarferlinu sem réttlættu færri eða fleiri úttektardaga í samræmi við viðmið um útreikninga á úttektardögum samkvæmt tilboði.


Viðbótargjöld skulu greidd fyrir þjónustu sem ekki er innifalin í samningi og fyrir sérstakar úttektir sem nauðsynlegar eru vegna ósamræmis sem borið er kennsl á í úttektum. Þetta felur í sér kostnað sem stafar af:

  • endurtekningu á hluta af úttekt, vegna vottunarkrafa sem ekki voru uppfylltar;

  • viðbótarvinnu vegna ógildingar, afturköllunar eða endurheimt vottunar;

  • viðbótarúttekt, vegna breytinga á stjórnunarkerfi vottaðs viðskiptavinar.

 

10   Meðhöndlun á áfríjunum og kvörtunum 

Versa vottun hefur sett fram staðlað ferli fyrir móttöku og úrvinnslu áfrýjana og kvartana frá viðskiptavinum eða öðrum hagaðilum, til að tryggja jafnræði, gegnsæi og óhlutdrægni í öllu ferlinu. Viðskiptavinir hafa rétt til að áfrýja öllum vottunarákvörðunum Versa vottunar, innan 14 daga frá dagsetningu ákvörðunar. 

 

10.1    Ábyrgð 

Versa vottun tekur alla ábyrgð á ákvörðunum sem teknar eru í tengslum við það ferli og því að framsetning áfrýjunar eða kvörtunar, rannsókn hennar eða ákvörðun byggð á þeirri rannsókn muni ekki leiða af sér mismunun af neinu tagi gagnvart þeim sem leggur hana fram.

10.2  Móttaka og meðhöndlun erinda

Eingöngu er tekið á móti áfrýjunum og kvörtunum í gegnum ferli á vefsíðu Versa vottunar eða í gegnum tölvupóst og er þeim sem leggur fram áfrýjun eða kvörtun um tiltekið málefni haldið upplýstum um stöðu þess í gegnum allt ferlið. Þeir starfsmenn eða úttektaraðilar sem komu að því málefni sem áfrýjunin eða kvörtunin beinist að munu ekki á neinn hátt koma að meðhöndlun þess.

 

10.3  Ákvörðun

Versa vottun tekur ákvörðun um hvort áfrýjunar- eða kvörtunarefnið og niðurstaða þess verði birt opinberlega, í samráði við þann sem bar upp áfrýjunina eða kvörtunina.

Viðskiptavinum er undir engum kringumstæðum mismunað vegna áfrýjana þeirra.

 

11. Takmarkanir á ábyrgð   

Versa Vottun undanskilur  sig  ábyrgð  á öllu  óbeinu  eða  afleiddu  tjóni,  svo  sem rekstrartapi, glötuðum  ágóða  eða  sparnaði,  töpuðum  gögnum  eða  öðru  tjóni,  sem  áður  er  ótalið,  svo og öllum kröfum á hendur viðskiptavinar frá þriðja aðila.

11.1  Óviðráðanlegar aðstæður

Hvorugur samningsaðili ber ábyrgð gagnvart hinum á töfum eða vanefnd á skuldbindingu sem verður af óviðráðanlegum orsökum sem hvorugur aðilanna á sök á, svo sem vegna stríðsátaka eða hryðjuverka, verkfalla eða -banna, verslunarbanns, náttúruhamfara eða truflunar á samgöngum eða orkuveitum. Þegar slík töf eða vanefnd á skyldu varir lengur en í 60 daga er hvorum aðila um sig heimilt að segja upp verksamningnum með því að tilkynna gagnaðilanum skriflega um uppsögn.

Ef  aðilar  geta  ekki  uppfyllt  skyldur  sínar  samkvæmt  samningum  vegna neyðarréttarlegra eða óviðráðanlegra atvika, falla skuldbindingar þeirra, þ.m.t. möguleg bótaábyrgð, niður á meðan slíkt ástand varir.

11.2  Fyrning/takmörkun ábyrgðar

Ekki er hægt að leggja fram kröfu um ábyrgð á hendur annars aðila gagnvart hinum, sama hver atburðurinn, aðgerðin eða aðgerðarleysið er, meira en tveimur árum eftir að tiltekið atvik átti sér stað.

Viðskiptavinir skulu verja og halda Versa Vottun skaðlausri frá allri ábyrgð gagnvart eigin viðskiptavinum og þriðja aðila vegna slysa og eignatjóna sem tengjast á einhvern hátt þeirri þjónustu sem Versa Vottun veitir. Viðskiptavinur skal á eigin kostnað verja allar aðgerðir sem teknar eru gegn Versa Vottun. Auk þess skal viðskiptavinur endurgreiða Versa Vottun allan kostnað (þ.m.t. sanngjarnan lögfræðikostnað) sem Versa Vottun greiðir í þeim tilgangi að verja slíkar kröfur eða koma á rétti sínum til að greiða fyrir skaðabótum.

 

[1] https://european-accreditation.org/wp-content/uploads/2018/10/ea-7-04-m-rev03-may-2017-2.pdf

[2] https://www.iaf.nu/upFiles/IAF%20MD22%20Issue%202%2007052019.pdf