Hlutleysisstefna

Stjórnarmenn, stjórnendur, starfsfólk og aðrir sem taka þátt í vottun skipulagsheilda skilja mikilvægi hlutleysis við framkvæmd vottunarstarfsemi Versa vottunar. Hlutleysisstefnunni er ætlað að tryggja að allt starfsfólk og aðrir sem taka þátt í vottunarstarfseminni á einhvern hátt sé óhlutdrægt í samskiptum við viðskiptavini eða hugsanlega viðskiptavini og viðhaldi því hlutleysi í hvívetna.

Til að sýna fram á og viðhalda óhlutdrægni, greinir Versa vottun og áhættumetur öll tengsl sem geta leitt til hagsmunaárekstra eða ógn við hlutleysi. Versa vottun starfræki sérstaka hlutleysisnefnd til að tryggja sem best hlutleysi úttektarferlisins.

 

Ennfrekar hefur Versa vottun sett fram eftirfarandi meginreglur til að tryggja hlutleysi:

  1. Versa vottun þiggur engan fjárhagslegan stuðning annan en fjárfestingarfé frá eigendum fyrirtækisins og greiðslur fyrir sölu á þjónustu til viðskiptavina

  2. Versa vottun vottar ekki skipulagsheildir sem eru að hluta eða að fullu leyti í eigu Versa vottunar eða annarra aðila sem tengjast starfseminni að verulegu leiti

  3. Versa vottun veitir viðskiptavinum sínum hvorki ráðgjöf um stjórnunarkerfi né er í samstarfi við ráðgjafa með það að markmiði að gera vottunina ódýrari, einfaldari, auðveldari eða hraðari o.s.frv. eftir að tiltekin ráðgjafaþjónusta er notuð

  4. Versa vottun greiðir ekki þóknun til ráðgjafa þar sem slíkt getur haft áhrif á hlutleysi í vottunarferlinu

  1. Versa vottun mun tryggja að þjónustan sem veitt er sé ekki sett fram sem hluti af eða markaðssett sem  tengd starfsemi ráðgjafaþjónustu og mun grípa til viðeigandi aðgerða ef borin verða kennsl á slík tengsl 

  2. Versa vottun úthýsir ekki úttektum til ráðgjafafyrirtækja (þetta á ekki við um einstaka verktaka sem starfa fyrir Versa vottun)

  3. Þjónusta Versa vottunar er hvorki hluti af né tengd þjónustu ráðgjafafyrirtækis

  4. Versa vottun leyfir hvorki öðrum vottunaraðilum, viðskiptavinum, ráðgjafafyrirtækjum, né verktökum að hafa áhrif á heilindi vottunarferlisins eða niðurstöður úttekta

  5. Úttektaraðilar Versa vottunar búa yfir sérþekkingu og hæfni til að framkvæma úttektir og sinna ekki ráðgjafastörfum í tengslum við stjórnunarkerfi þeirra viðskiptavina sem Versa vottun tekur út og vottar

  6. Versa vottun býður skipulagsheildum ekki upp á sértæka þjálfun í tengslum við innleiðingu á tilteknum staðli hjá þeirri skipulagsheild. Öll þjálfun Versa vottunar er almenns eðlis og í boði fyrir  hvaða skipulagsheild sem er

  7. Starfsfólk eða verktakar sem unnið hafa við ráðgjöf áður en hafin eru störf hjá Versa vottun mega ekki hafa unnið fyrir eða veitt ráðgjöf síðastliðna 24 mánuði hjá þeim skipulagsheildum sem störf þeirra snerta

  8. Áður en hægt er að gefa út vottunarskírteini fer óháður aðili með viðeigandi hæfni (vottunarnefnd) yfir úttektargögn til að tryggja óhlutdrægni 

  9. Versa vottun veitir ekki vottuðum viðskiptavinum þjónustu um innri úttektir

  10. Úttektaraðili má ekki hafa veitt viðskiptavini ráðgjöf um innri úttekt, eða framkvæmt innri úttekt hjá viðskiptavini síðastliðna 24 mánuði

  11. Verktakar sem vinna fyrir Versa vottun undirgangast stöðugt eftirlit og mat til að tryggja gagnsæi og óhlutdrægni í öllu vottunarferlinu

  12. Allir sem starfa hjá Versa vottun; starfsmenn, verktakar og þeir sem sitja í nefndum sem gætu haft áhrif á vottunarferlið skulu gæta hlutleysis og ekki leyfa neinum viðskiptalegum-, fjárhagslegum eða öðrum þrýstingi að ógna hlutleysi sínu

  13. Versa vottun gerir kröfu um að allir aðilar sem koma að vottunarferlinu, beint eða óbeint, upplýsi um mögulega hættu á hagsmunaárekstri. Versa vottun viðheldur skrá yfir slíka áhættu og tryggir að aðeins aðilar sem geta sýnt fram á hlutleysis sitt, komi að úttektar- og vottunarferlinu

  14. Öll fyrirhuguð tengsl milli Versa vottunar og annarra skipulagsheilda munu gangast undir áhættumat hjá hlutleysisnefnd áður en það samband er formgert. Öll núverandi tengsl við fyrirtæki, stofnanir og einstaklinga verða áhættumetin reglulega til að tryggja að tengslin hafi ekki áhrif á hlutleysi vottunarferlisins.

  15. Áður en gert er tilboð til umsækjanda er hlutleysi úttektaraðila metið á kerfisbundinn hátt. Ef einhver tengsl koma í ljós mun hlutleysisnefnd meta áhrif tengslanna og ákvarða hvort þau tengsl ógni hlutleysi þeirra. Ef minniháttar tengsl greinast skal þó ávallt miða við að finna annan úttektaraðila ef hægt er

  16. Hlutleysi er staðfest í samningi við viðskiptavini Versa vottunar 

  17. Öll núverandi tengsl við fyrirtæki, stofnanir og einstaklinga verða áhættumetin reglulega til að tryggja að tengslin hafi ekki áhrif á hlutleysi vottunarferlisins.

  18. Versa vottun tekur ekki út gæðakerfi hjá annarri vottunarstofu

  19. Implementation

 

Stefnunni er framfylgt með því að setja viðmið sem stuðla að hlutleysi í verklagsreglur, vinnulýsingar, samninga o.s.frv.